Setelah sebelumnya saya menulis review tentang software CRM, kali ini saya akan mencoba menulis review tentang pasangannya, yaitu software ERP. Sebelum anda membaca artikel ini lebih lanjut, silahkan cari pengertian terlebih dahulu mengenai apa itu ERP atau apa itu software ERP.
ERP ya, bukan WRP awas jangan salah..
Baiklah daripada anda harus googling sana-sini lebih baik saya jelaskan sendiri. ERP atau Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem software yang membantu jalannya bisnis proses internal pada suatu perusahaan, dan membantu departemen yang ada di dalamnya bisa saling berkomunikasi satu sama lain. Sederhananya, ERP itu bertugas membantu menghubungkan sistem dalam suatu internal perusahaan. Misalnya, ERP bisa membantu agar departemen HRD bisa berkomunikasi dengan pihak keuangan.
Komunikasi ini bukan berarti kirim-kiriman pesan seperti WhatsApp atau Yahoo! Messenger. Komunikasi disini berarti integrasi antara departemen yang satu dan lainnya. Yang diintegrasikan tentu saja : data internal perusahaan.
Di pasaran terdapat banyak software ERP. Salah satunya adalah Bitrix24 (https://www.bitrix24.com/) . Bitrix24 berfokus pada ERP yang berhubungan dengan manusia, lebih tepatnya ERP untuk Human Resources. Kenapa memilih Bitrix24 sebagai bahan review? Alasannya sederhana, yaitu karena saya mencoba software ERP ini atas nama pribadi, bukan atas nama perusahaan. Sedangkan software ERP yang ada di luar sana umumnya mengharuskan kontak lewat sales person untuk mencoba software ERP tersebut, dan biasanya target mereka adalah perusahaan, bukan mahasiswa seperti saya. Dan tentunya jika lewat sales person, akan memakan waktu yang lama 😀
Bitrix24 sendiri menggunakan aplikasi berbasis web, jadi anda bisa mengakses Bitrix24 dimana saja dan kapan saja. Bitrix24 sebenarnya ada 2 versi, versi cloud dan versi self-hosted. Versi cloud adalah versi dimana aplikasi Bitrix24 diletakkan di server mereka, dan anda tinggal pakai saja. Sedangkan untuk versi self-hosted, anda harus mendownload aplikasi Bitrix24, menyiapkan server sendiri dan menjalankan aplikasi Bitrix24 dari server anda.
Saya sendiri lebih memilih versi cloud ketimbang versi self-hosted. Karena saya sedang malas untuk konfigurasi ini dan itu. Selain itu, versi self-hosted tidak menawarkan Free Plan seperti versi cloud.
Bitrix24 versi cloud menawarkan Free Plan bagi anda yang ingin hanya sekedar coba-coba atau sekedar ingin tahu. Tapi perlu diingat, bahwa tidak ada yang namanya free lunch. Meskipun gratis, Free Plan ini memiliki beberapa batasan, diantaranya kuota disk space yang disediakan hanya 5GB, tidak ada fitur backup restore, tidak bisa mengganti logo, dsb. Untuk perbandingan harga dan plan, bisa anda lihat di : https://www.bitrix24.com/prices/
Proses pendaftarannya sangat mudah, anda tinggal mengisikan data diri anda, dan nama perusahaan anda. Apabila anda belum mempunyai perusahaan asli, maka anda bisa mengarangnya hehehe. Jangan lupa mengisi nama intranet anda. Nama intranet ini nantinya akan digunakan untuk mengelola sistem perusahaan anda. Nama intranet ini nantinya akan menjadi sub-domain di bitrix24.com, misalnya namaperusahaan.bitrix24.com , mirip seperti sub-domain pada WordPress atau BlogSpot.
Setelah proses registrasi, anda akan dibawa masuk ke dalam portal intranet anda. Portal intranet ini mengadopsi tampilan media sosial, sehingga mungkin anda yang sering menggunakan media sosial akan familiar dengan tampilannya.
Pada halaman home intranet, ditampilkan Activity Stream, mirip seperti tampilan timeline pada media sosial. Anda bisa mengirimkan pesan, file, membuat event, dll ke semua karyawan atau kepada karyawan dan departemen tertentu. Fitur ini mengingatkan saya akan fitur post update pada Google+.
Pada sebelah kiri halaman home, anda akan menemukan berbagai macam menu utama. Saya tidak akan mengupas satu persatu, tapi saya hanya akan membahas beberapa fitur saja.
Fitur yang pertama adalah Tasks. Disini anda akan menemukan berbagai Tasks (tugas) yang harus dikerjakan. Tasks ini tidak hanya menampilkan tugas anda, tetapi juga menampilkan tasks untuk user lain. Tasks bisa ditampilkan berupa list atau Gantt Chart. Anda juga bisa mengeset reminder untuk tasks. Reminder bisa dikirim melalui instant message atau dikirim melalui email.
Fitur yang kedua adalah Workgroups. Workgroups ini ibaratnya seperti miniatur dari tiap departemen yang ada pada perusahaan anda. Jadi anda akan menemukan Workgroups untuk marketing, sales, freelance, dsb. Anda juga dapat menambahkan Workgroups anda sendiri.
Dan juga anda bisa mengatur fitur apa saja yang tersedia pada suatu Workgroups. Misalnya saja anda ingin menghilangkan fitur Photo Gallery, dan Wiki pada suatu grup, maka anda tinggal mengedit group parameter.
Fitur yang ketiga adalah Report Builder. Disini anda bisa membuat report (laporan) dari semua data yang ada. Dari sini anda bisa mengetahui tingkat efisiensi, kecepatan kerja, dan total waktu yang dibutuhkan pada suatu proyek. Saya sendiri belum pernah membuat report dengan report builder ini, karena data yang ada masih sedikit 😀
Fitur lainnya adalah fitur Extranet User. Fitur ini sangat berguna apabila anda ingin sharing data perusahaan anda dengan pihak luar, misalnya dengan client, pekerja freelance, dsb. Fitur yang ditampilkan untuk Extranet User hampir sama dengan Intranet User, hanya saja Extranet User dibatasi hanya bisa melihat pada Workgroup yang sudah ditentukan.
Fitur lain yang tidak kalah penting yang disediakan oleh Bitrix24 antara lain:
- CRM
- Online file storage dan document management
- Private dan shared calendars
- Group chat
- Video conference
- Workflow management
- HR Tools
- Mobile App for iOS and Android
- Email service (bisa diintegrasikan dengan email service yang lain seperti email perusahaan atau GMail).
Secara garis besar, Bitrix24 ini akan sangat membantu anda dalam urusan Human Resource. Fitur yang ditawarkan didalamnya difokuskan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Tidak hanya untuk mengurusi kegiatan internal perusahaan, tetapi juga untuk kegiatan eksternal perusahaan.
Irzan's Blog 
Leave a Reply